REGULAMIN KONFERENCJI
„Komunikacja w medycynie i dobre relacje z pacjentami –
teoria, praktyka, dydaktyka”
25 maja 2022 r.
Warszawa, Polska
§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Organizatorem Konferencji „Komunikacja w medycynie i dobre relacje z pacjentami – teoria, praktyka, dydaktyka” (dalej: „Konferencja”) jest Studium Komunikacji Medycznej Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Warszawski Uniwersytet Medyczny (dalej: „Organizator”) ma siedzibę w Warszawie (02-091), przy ul. Żwirki i Wigury 61, o następujących identyfikatorach: NIP: 5250005828, REGON: 000288917.
2. Kontakt z Organizatorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej komunikacjamedyczna@wum.edu.pl.
Rejestracja udziału jest możliwa poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej https://komunikacjawmedycynie.wum.edu.pl/content/formularz-rejestracyjny.
W przypadku braku odpowiedzi przez 48 godzin prosimy o kontakt z skm@wum.edu.pl.
3. Celem Konferencji jest upowszechnienie wiedzy o znaczeniu komunikacji medycznej w funkcjonowaniu placówek ochrony zdrowia. Wszelkie informacje dotyczące Konferencji dostępne są na stronie internetowej: https://komunikacjawmedycynie.wum.edu.pl
4. Konferencja jest organizowana z udziałem lub pod patronatem instytucji wymienionych na stronie: https://komunikacjawmedycynie.wum.edu.pl, a materiały promujące te organizacje mogą być zawarte w materiałach konferencyjnych oraz być publikowane podczas Konferencji.
5. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej:”Regulamin”) stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich jej uczestników (dalej: „Uczestnik” lub „Uczestnicy”.
6. Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu przez Uczestnika oraz podmiot delegujący uczestnika na Konferencję.
§ 2
REJESTRACJA I ZASADY UCZESTNICTWA W KONFERENCJI
1. Termin rejestracji online na Konferencję upływa 15 maja 2022 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.
2. Uczestnikiem wydarzenia może być osoba fizyczna, która spełni łącznie wszystkie kryteria zawarte w Regulaminie. Składają się na nie:
a. rejestracja w systemie rejestracyjnym online pod adresem: https://komunikacjawmedycynie.wum.edu.pl/content/formularz-rejestracyjny
b. otrzymanie od Organizatora za pomocą sytemu online potwierdzenia ukończenia rejestracji;
c. zaakceptowanie postanowień Regulaminu;
d. złożenie innych oświadczeń wymaganych w procesie rejestracji.
3. Dokonanie rejestracji oznacza zawarcie nieodpłatnej umowy na uczestnictwo w Konferencji.
4. Uczestnik zobowiązuje się do posługiwania się prawdziwymi, tj. zgodnymi ze stanem faktycznym i prawnym danymi, w tym danymi osobowymi.
5. Uczestnik ma dostęp do wszystkich wykładów, paneli i sesji plakatowych.
6. Konferencja odbywać się będzie w formie stacjonarnej oraz online. Konferencja wyłącznie w formie online odbędzie się w uzasadnionym przypadku tj. gdy sytuacja sanitarna spowodowana stanem epidemii lub stanem zagrożenia epidemicznego lub prawna uniemożliwi przeprowadzenie Konferencji w formie stacjonarnej lub ograniczy liczbę Uczestników mogących brać udział w Konferencji w formie stancjonarnej i uzależni ją np. od posiadania Unijnego Certyfikatu COVID. Organizator dołoży wszelkich starań, aby w formie online możliwie wiernie odwzorować charakter wydarzenia stacjonarnego.
7. Uczestnik, który bierze udział w Konferencji online będzie miał możliwość przeprowadzenia testu technicznego platformy.
8. Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona, o udziale w Konferencji decyduje kolejność rejestracji.
9. Uczestnik zobowiązany jest do uczestnictwa w Konferencji w sposób nieutrudniający
i niezakłócający jej przebiegu oraz do niepodejmowania działań niezgodnych z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub dobrymi obyczajami, a także działań naruszających dobra osobiste innych uczestników, osób trzecich oraz Organizatora.
10. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie Konferencja.
11. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, jak również wykonywania poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora oraz obsługi obiektu.
12. W trakcie trwania Konferencji i imprez towarzyszących Uczestnik zobowiązany jest do posiadania identyfikatora dostarczonego przez Organizatora i ma obowiązek okazywania go każdorazowo na polecenie Organizatora oraz obsługi obiektu.
13. Organizator może poprosić Uczestników o wyrażenie opinii i poziomu zadowolenia z Konferencji. Anonimowe opinie Uczestników mogą być zbierane w formie ankiet elektronicznych.
14. Organizator może prowadzić i publikować statystyki dotyczące Konferencji.
§ 3
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
1) błędne dane wpisane przez Uczestnika podczas rejestracji na Konferencję;
2) poniesione straty i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane podaniem nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą rejestracji;
3) poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane działaniami lub zaniechaniami osób trzecich, na które Organizator nie miał wpływu;
4) poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane odwołaniem Konferencji przez Organizatora z powodu siły wyższej,w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytacji epidemicznej - w wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora).
§ 4
WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA
1. Nazwa, program Konferencji, logotypy, grafiki, zdjęcia, pliki audio, video i inne materiały wykorzystywane do promocji Konferencji podlegają ochronie prawnej.
2. Materiały określone w ust. 1 nie mogą być wykorzystane bez pisemnej zgody Organizatora, w szczególności nie mogą być wykorzystane w połączeniu z produktami lub usługami osób trzecich.
3. Nagrywanie dźwięku lub obrazu, robienie zdjęć oraz korzystanie z innych mediów podczas prezentacji i panelów dyskusyjnych Konferencji wymaga pisemnej zgody Organizatora. Nagrywanie prezentacji oraz wykonywanie zdjęć slajdów i plakatów wymaga również zgody prelegenta i panelistów.
§ 5
SYTUACJA ZWIĄZANA Z COVID19
1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu Konferencji z powodu wprowadzenia ograniczeń/zakazu zgromadzeń w wyniku pogorszenia się sytuacji epidemicznej SARS-CoV-2.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formy przeprowadzenia Konferencji ze stacjonarnej na online z powodu wprowadzenia ograniczeń/zakazu zgromadzeń w wyniku pogorszenia się sytuacji epidemicznej SARS-CoV-2.
§ 6
CEL I ZAKRES ZBIERANIA DANYCH. RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH. OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Warszawski Uniwersytet Medyczny może przetwarzać dane osobowe Uczestników Konferencji w celu i na podstawie:
1) promocji i reklamy działalności Administratora (dot. np. innych wydarzeń naukowych) – w przypadku osób, które wyraziły na to odpowiednią zgodę i wyłącznie w zakresie określonym taką zgodą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i nie dłużej niż do czasu wycofania zgody;
2) podjęcia działań przed zawarciem umowy na uczestnictwo w Konferencji na żądanie osoby, której dane dotyczą lub zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą podane podczas rejestracji na Konferencję (zawierania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną) i za pośrednictwem formularzy rejestracyjnych – podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3) prowadzenia korespondencji e-mail – w przypadku, gdy kierowane są do Administratora zapytania o Konferencję przed zawarciem nieodpłatnej umowy na uczestnictwo w Konferencji w formie elektronicznej, dane osobowe nadawcy korespondencji przetwarzane są wyłącznie w celu komunikacji z nadawcą i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora - prowadzenie korespondencji kierowanej do Administratora w związku z Konferencją;
4) transmisji przebiegu Konferencji w czasie rzeczywistym, utrwalenia transmisji (audio/wideo) oraz udostępnienia zapisu audio/wideo oraz fotografii pozostałym uczestnikom Konferencji i innym osobom na stronie internetowej Administratora, na stronach internetowych partnerów Administratora oraz w mediach społecznościowych – nie dłużej niż do dnia wniesienia sprzeciwu. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku, w tym głosu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, tj. zapewnienie uczestnikom Konferencji możliwości zdalnego udziału w Konferencji, jak również w celu udostępnienia zapisu audio/wideo oraz fotografii na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz na innych stronach internetowych partnerów Administratora;
5) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – przez okres przedawnienia tych roszczeń, podstawa prawna z art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora.
2. Administrator przetwarza następujące dane osobowe użytkownika (kategorie danych: dane osobowe zwykłe):
a) imię i nazwisko;
b) tytuł/stopień naukowy;
c) miejsce zatrudnienia;
d) wizerunek;
e) adres e-mail.
3. W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (a więc przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO) – dane przechowywane są przez Administratora najdalej do dnia wycofania zgody.
4. W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest wykonanie nieodpłatej umowy na uczestnictwo w Konferencji (a więc przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO), dane osobowe będą przetwarzane tak długo, jak będzie to niezbędne do wykonania umowy.
5. Dane osobowe użytkowników na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przetwarzane będą przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość e-mail (np. za pośrednictwem formularza kontaktowego) przez okres prowadzenia dalszej korespondencji, ewentualnie przez czas niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
6. W celach archiwalnych dane osobowe będą przetwarzane przez czas określony dla poszczególnych kategorii archiwalnych, którymi jest oznaczona dokumentacja zgromadzona u Administratora zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt WUM opracowanym na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, ewentualnie przez czas dochodzenia roszczeń lub obrony administratora przed roszczeniami;
7. Poza przypadkami określonymi powyżej dane przechowywane są przez Administratora do dnia zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub skutecznego żądania usunięcia danych.
8. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie niszczone lub anonimizowane.
§ 7
UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH.
1. Dane osobowe użytkowników przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Administrator w ramach swojej działalności lub do podmiotów określonych w przepisach. Dostawcy usług, którym przekazywane są dane osobowe, w zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, albo podlegają poleceniom Administratora co do celów i sposobów przetwarzania tych danych (podmioty przetwarzające) albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania (administratorzy).
2. Dane osobowe użytkowników są przechowywane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
§8
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH (UCZESTNIKÓW KONFERENCJI).
1. Warszawski Uniwersystet Medyczny zwany dalej: „Administratorem” powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować na adres e-mail: iod@wum.edu.pl, lub pod nr tel.: +48 22 57 20 240.
2. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są:
1) przetwarzane zgodnie z prawem,
2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora osobie, której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych ani prawo do wycofana zgody.
4. Podanie danych osobowych przez Uczestnika jest dobrowolne. Ich nie podanie uniemożliwi uczestnictwo w Konferencji.
5. Podstawy prawne żądania podmiotu danych (osoby, której dane osobowe są przetwarzane):
1) Dostęp do danych – art. 15 RODO - w każdym przypadku.
2) Sprostowanie danych – art. 16 RODO w każdym przypadku gdy dane są nieprawidłowe.
3) Usunięcie danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) – art. 17 RODO gdy:
a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
b) osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
c) osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
d) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
e) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator.
4) Ograniczenie przetwarzania – art. 18 RODO - w następujących przypadkach:
a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
c) administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
5) Prawo do przeniesienia danych – art. 20 RODO jeżeli:
a) przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b RODO; oraz
b) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
6) Sprzeciw – art. 21 RODO - dotyczy przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść w dowolnym momencie, sprzeciw wobec tego przetwarzania, pierwotnego lub dalszego - w tym profilowania, o ile jest ono powiązane z marketingiem bezpośrednim.
7) Prawo do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) nie przysługuje w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do:
a) korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
b) wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
c) celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO, o ile prawdopodobne jest, że prawo sprzeciwu uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania; lub
d) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
8) Prawo do wycofania zgody - osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
- W celu realizacji uprawnień, o których mowa w ust. 5 można wysłać stosowną wiadomość e-mail na adres wskazany w ust. 1 powyżej.
- W sytuacji wystąpienia przez Uczestnika z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, Administrator spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak - z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – Administrator nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując użytkownika uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania - o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.
- W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne m.in. do zawarcia umowy na uczestnictwo w Konferencji, uzyskania odpowiedzi na zadane nam pytanie.
- Konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości realizacji / kontynuacji świadczonych usług, w tym udziału w rekrutacji, zawarcia umowy, pozostawienia komentarza.
§ 9
ZMIANY W REGULAMINIE
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu oraz do jego interpretacji w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa. Wszelkie zmiany w regulaminie nie mogą naruszać praw Uczestników. Zmiany te nie wymagają uzasadnienia ze strony Organizatora.
2. Wszelkie informacje o ewentualnych zmianach w regulaminie Konferencji zostaną niezwłocznie opublikowane na stronie internetowej Konferencji, a Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach za pośrednictwem wiadomości e-mail.
§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Uczestnik w każdej chwili może zrezygnować z udziau w Konferencji bez ponoszenia żadnych negatywnych Konsekwencji.
2. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu,
w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji z powodu siły wyższej, w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej - w wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora).
4. W przypadku zmiany lub unieważnienia któregokolwiek z postanowień Regulaminu na skutek prawomocnego orzeczenia sądu, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
5. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 16.03.2022 r.